Personel maaş ve avans takibi nasıl yapılır? Ay sonu hesabı şaşmasın

Kısaca: Net maaşı, maaş gününü ve avans geçmişini tek yerde tut; her avansı tutar, tarih ve açıklamayla kayda al. Ay sonunda ödenecek tutar, net maaştan o ay verilen avansların çıkarılmasıyla bulunur. Kesinti kararını önceden bildir, uygulamadan önce mali müşavire danış.

“Geçen ay iki bin lira avans almıştım.” “Defterde yok.” Bu konuşma, avans kayıtlarını defterde ya da hafızada tutan işletmelerin ortak hikâyesi. Avans, maaş ve izin kayıtları dağınık olduğunda ay sonunda hem işletme hem çalışan zarar eder.

Bu yazıda küçük işletmeler için basit ve şeffaf bir maaş-avans takip düzeni kurmanın yolunu anlatıyoruz.

Üç şeyi tek yerde tut

Her çalışan için şu bilgiler bir arada durmalı:

1. Net maaş: Aylık ödenecek tutar.
2. Maaş günü: Ayın kaçıncı günü ödeme yapılıyor?
3. Avans ve ödeme geçmişi: Ne zaman, ne kadar, hangi açıklamayla verildi?

Bu üçü ayrı defterlerde ve mesajlarda durursa ay sonunda birleştirmek hata yapmayı garanti eder.

Avansı nasıl kayda almalısın?

Avans verirken üç kural uygula:

• Tutarı ve tarihi yaz. Sözlü anlaşma kayıt değildir.
• Açıklama ekle. “Hastane masrafı”, “kira” gibi kısa bir not ileride karışıklığı önler.
• Çalışan bilgilendirilsin. Kayıt altına alınan avansı çalışan da görebilmeli.

Nova’da yönetici avans tutarını ve açıklamasını yazar; işlem kayıt altına alınır, çalışanın profilinde “Avans ve Ödeme Geçmişim” bölümünde görünür ve çalışana bildirim gider.

Ay sonu hesabı

Hesap mantığı basit:

Net maaş − o ay verilen avanslar = ödenecek tutar

Örnek: Net maaş 28.000 ₺, ay içinde verilen avans 5.000 ₺ ise ay sonunda ödenecek tutar 23.000 ₺’dir. Hesap ekranda açıkça yazıyorsa çalışan da yönetici de neye itiraz edeceğini bilir.

Nova’da maaşı öderken ödenecek tutar ekranda önceden görünür. “Maaşı öde” dediğinde ay kapanır ve avans bakiyesi sıfırlanır, bir sonraki ay temiz başlar.

Kesintiyi nasıl hesaplarsın?

Devamsızlık ya da geç kalma nedeniyle bir kesinti yapacaksan bunu açıkça ve önceden belirlenmiş bir yöntemle yap. İki seçenek vardır:

1. Günlük tutar üzerinden: Devamsız kalınan gün sayısı ile günlük bir tutarı çarparsın.
2. Kayıt altında takip: Kesinti yapmasan bile devamsızlığı kaydedersin.

Bu konuda yasal sınırlar vardır; kesintiyi uygulamadan önce işletmenin muhasebecisine ya da mali müşavirine danış. Nova kesintiyi kendiliğinden uygulamaz: devamsızlık ve geç kalma kayıtlarını tutar, raporda yönetici bir günlük tutar girerse devamsız gün sayısıyla çarparak tahmini bir kesinti gösterir. Son kararı sen verirsin.

İzin hakkını takip et

Yıllık izin hakkı ve kullanılan izinler de maaşla aynı yerde dursun. Kimin kaç günü kaldığı çalışan kartında göründüğünde izin talebi geldiğinde hemen cevap verebilirsin. Nova’da izne gönderdiğin personelin izin günü kalan hakkından düşer; dönüş tarihi yaklaşınca yöneticiye hatırlatma gider.

Aylık puantaj ve bordro özeti

Ay sonunda üç raporu görmek istersin: kim kaç gün çalıştı, kim devamsız kaldı, kime ne kadar ödeme yapıldı. Bu özet muhasebeyle paylaşılabilir olmalı. Nova’da aylık puantaj ve bordro özeti tablo olarak görüntülenir ve CSV olarak indirilip Excel’de açılabilir.

Sık yapılan hatalar

1. Avansı sözlü vermek. Kayıt yoksa tutar ve tarih tartışma konusu olur.

2. Ay sonu hesabını son güne bırakmak. Avans toplamını her ay sonunda baştan hesaplamak yerine bakiyeyi sürekli güncel tut.

3. Kesintiyi önceden bildirmeden yapmak. Çalışan kesintiyi ay sonunda öğrenmemeli.

4. İzin ve devamsızlığı maaştan ayrı tutmak. İki kayıt birbirini tamamlar, ayrı durmamalı.

Özet

1. Maaş, maaş günü ve avans geçmişini tek yerde tut.
2. Avansı tutar, tarih ve açıklamayla kayda al.
3. Ödenecek tutar = net maaş − avanslar.
4. Kesinti kararlarını net bir yöntemle ve mali müşavirle birlikte belirle.
5. İzin hakkını aynı çalışan kartında izle.
6. Ay sonunda puantaj ve bordro özetini al.

Bu işi telefona taşımak istersen maaş ve avans takip programı sayfasında Nova’nın personel modülünü inceleyebilirsin.